Best Practice: Maximale Einfachheit durch die StBVS

Ein Text über die Vorteile der Einnahmenüberschussrechnung? Das wäre in unserem Blog die steuerberaterkonforme Interpretation der Eulen, die nach Athen getragen werden… Ein Text über die Nachteile ist aber etwas anderes. Und die gibt es in Bezug auf die eigene Kanzleiorganisation tatsächlich, wie uns eine Kunde skizziert hat. Mit ihm als Anschauungsobjekt können wir an das eher allgemein gehaltene Fallbeispiel von letzter Woche anknüpfen und um einen wichtigen Punkt vertiefen.

Ursprünglicher Aufwand: Der Kanzleigründer berichtet

Um den Sachverhalt einzuordnen: Unser Kunde ist in seiner Kanzlei der einzige Steuerberater, unterstützt wird er von fünf Mitarbeitern. Der Jahresumsatz liegt bei rund 600.000 Euro, zu dem etwa 150 (vor allem private) Mandanten beitragen. Der Umfang der verschickten Honorarrechnungen liegt bei rund 100 pro Monat.
Der Kanzleigründer berichtet: „Als wir vor 15 Jahren angefangen haben, war der Aufwand bei den Rechnungen deutlich geringer – wir mussten unseren Mandantenstamm ja auch erst aufbauen. Dann hat die ganze Verwaltung einfach immer mehr Zeit in Anspruch genommen. Wir haben natürlich unsere Rechnungen auf Einzelbelegebene verwaltet und gebucht, aber das zieht eine Menge Folgeaufgaben nach sich. Ständig musste einer meiner Mitarbeiter ein Auge darauf haben: Welcher Mandant hat bezahlt? Entspricht der überwiesene Betrag in vollem Umfang der Rechnungssumme? Welcher Rechnung muss die Überweisung zugeordnet werden, wenn der Verwendungszweck fehlerhaft oder gar nicht ausgestellt ist? Das alles diente natürlich dem Zweck, die Außenstände möglichst gering zu halten und notwendige Mahnungen rechtzeitig zu verschicken.“

Neuer Ertrag: Effizienzgewinn durch die StBVS

Seit Ende 2014 gehört der Steuerberater nun zu unseren Kunden und hat seine Erfahrungen mit uns über ein volles Kalenderjahr und zwei Jahreswechsel machen können:
„Factoring hatte ich bis dahin vor allem mit Industrieunternehmen und eine Verrechnungsstelle nur mit Ärzten in Verbindung gebracht statt jeweils mit Steuerberatern. Aber die Ansage der StBVS ‚keine Außenstände mehr und mehr Zeit für die Mandatsbearbeitung‘ hat mich neugierig gemacht.
Im Oktober 2014 sind wir in der dreimonatigen Probezeit sukzessive in die Vollen gegangen: Wir haben die StBVS komplett in unsere Abläufe integriert und im letzten Monat jede einzelne Rechnung abgegeben. Der Umstellungsaufwand am Anfang hat sich schnell amortisiert: Meine Mitarbeiter laden zwei bis drei mal pro Woche in einem Schwung die aufgelaufenen Rechnungen hoch und durch komplettes Outsourcing liegen alle weiteren Verwaltungsaufgaben bei der Verrechnungsstelle. Die verschicken die Rechnungen, überwachen die offenen Posten, ordnen Zahlungen zu, schreiben Erinnerungen und gegebenenfalls Mahnungen. Damit können sich meine Mitarbeiter und ich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.
Der weitere Vorteil mit diesem System: Wir bekommen innerhalb eines Werktages auf einen Schlag die kumulierte Summe aller eingereichten Rechnungen überwiesen, das ganze wird auch nur einmal mit 19 % Umsatzsteuer belastet. Für unsere EÜR müssen wir damit nur einen Posten als Einnahme buchen statt einem ganzen Bündel, die einzelne Rechnung spielt seit der Umstellung für uns keine Rolle mehr. Wir haben durch die StBVS eine maximale Einfachheit in unserem Honorarmanagement.“

Rückbuchungen und stetige Optimierung

Einen Sonderfall in dem beschriebenen Ablauf stellen die Mandanten dar, die trotz freundlicher Erinnerung und gegebenenfalls einer nachfolgenden Mahnung eine berechtigte Rechnung nicht ausgleichen wollen. Sollte dieser Fall eintreten, stimmen wir das weitere Vorgehen mit dem Steuerberater ab: Entweder wir machen konsequent weiter oder die Rechnung wird zurückgekauft. „Ja solche Fälle kommen leider auch bei uns vor“, berichtet der Kanzleigründer. „Eine allgemeine Richtlinie haben wir nicht, wir treffen Einzelfallentscheidungen. Aber wenn es zum Rückkauf kommt, hat das keine Auswirkungen auf unsere Abläufe – dann wird einfach die konkrete Summe inkl. der Steuer gebucht und das war es.“
Über die grundsätzliche Arbeitserleichterung hinaus bemühen wir uns auch in den Details, unseren Kunden die Arbeit zu erleichtern. Das jüngste Beispiel ist eine technische Anpassung unserer Journale: Wir stellen alle notwendigen Banking-Unterlagen im Standardformat MT940 zur Verfügung, und somit bei unseren Kunden in elektronischer Form vorliegen. Damit stehen Ein- und Ausgänge in dem Format zur Verfügung, wie es vom klassischen Kontoauszug bekannt ist. Auch das reduziert den Aufwand, wenn die Transaktionen durch uns im gewohnten Format vorliegen.
 

Service für fachfremde Leser: EÜR

Bei der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) werden Gewinne auf eine einfache Art ermittelt – durch die Erfassung und Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Anwenden dürfen dieses Verfahren neben Vertretern der freien Berufe auch Nicht-Kaufleute, sofern ihr jährlicher Umsatz 500.000 Euro oder ihr Gewinn 50.000 Euro nicht überschreitet. Nicht-Kaufleute über diesen Schwellen oder Unternehmen mit den Rechtsformen OHG, KG, GmbH und AG sind buchhaltungspflichtig. Für Rückfragen oder sachdienliche Hinweise, wie das Verfahren in der Praxis umgesetzt werden kann, verweisen wir auf den Steuerberater Ihres Vertrauens.