Digitales Honorarmanagement – ein Must-have?

Das Unternehmen „KÜHN BERATUNG“ wurde dieses Jahr zum vierten Mal in Folge mit dem DATEV Label „Digitale Kanzlei“ ausgezeichnet. Im Interview mit Bernhard Graßecker von der StBVS für die zweite Ausgabe 2022 des DSTV BW Magazin erklärt Martin Kühn, wie er die Digitalisierung gemeistert hat und welche Vorteile digitales Honorarmanagement für seine Kanzlei im Zuge der Digitalisierung bietet.

Wann und wie haben Sie die ersten Digitalisierungsschritte in Ihrer Kanzlei eingeleitet?

Gleich zu Beginn! Neben der digitalen Buchführung und einem DMS-System, haben wir außerdem eine Scan-Software eingeführt, mit der wir jeden analogen Beleg digitalisieren. Mittlerweile nutzen wir bereits ca. 10 verschiedene Tools und probieren stetig neue aus.

Wie reagieren die Mandanten auf die Digitalisierung?

Bei der digitalen Buchführung geht es nicht um die Frage ob, sondern nur wann. Mir war es wichtig weder Mitarbeiter noch Mandanten abzuhängen. Trotz der gewonnenen Zeit und der einfachen Handhabung, ist vielen der Nutzen erst mit der Corona-Krise richtig bewusst geworden. Mittlerweile erhalten wir 3 – 4 Anfragen am Tag, weil wir online effektiv mit unserer Markenbotschaft als Digitale Kanzlei werben.

Wie stehen Ihre Mitarbeiter der Digitalisierung gegenüber?

Oftmals sind sie skeptisch, daher ist es wichtig den Nutzen klar zu kommunizieren und zu testen.

Ca. 30 % der Tools schaffen wir wieder ab. Wenn es nicht das Richtige war, geben wir jedoch nicht auf, sondern suchen weiter. Wichtig bei der Digitalisierung ist, das Ziel, den Nutzen und das Verständnis für die Zusammenhänge der Programme und Prozesse an das Team weiterzugeben und neue Programme dosiert einzuführen.

Hat sich die Rolle des Steuerberaters zum Kanzleimanager geändert?

Ja, die Inhaber haben nun eine Doppelrolle: Zum einen muss sehr viel Zeit in Managementthemen, wie in das Forderungsmanagement und zum anderen in die Sichtbarkeit der Marke investiert werden.

Sie haben das Forderungsmanagement angesprochen: Geht es Ihnen bei der Zusammenarbeit mit einem Dienstleister um die Digitalisierung des gesamten Honorarmanagements oder eher um die drohenden Forderungsausfälle und Ihre Liquidität?

Es war die Summe aller Faktoren und die Konsequenz der technischen Entwicklung. Die klaren Prozessstrukturen in Form von automatisierten Arbeitsschritten und der Liquiditätsvorteil führen zu deutlich weniger Stress und mehr Sicherheit. Mit den aktuellen Geschehnissen in der Welt, die Corona-Krise und dem Ukraine-Krieg, geht es in Zukunft nicht mehr ohne Verrechnungsstelle.

Und mit Voreitern wie den Ärztlichen Verrechnungsstellen und Klarna ist der Mandant bereits mit dem Prozess vertraut, oder?

Ja, Klarna hat mit seinen Ratenvereinbarungen eine unglaubliche Marktdurchdringung. Die strukturierten Prozessabläufe und die sehr guten Zahlungsbedingungen für die Mandanten sind ein Verkaufsschlager – genauso bei einer Verrechnungsstelle. Ich empfehle die Zusammenarbeit mit einer Verrechnungsstelle auch oft anderen Unternehmen, weil es einfach stressfrei funktioniert.

Das bedeutet die Zusammenarbeit war also keine rein digitale Entscheidung, sondern ist die Kombination aus Absicherung und Digitalisierung?

Es ist die Kombination, genau. Es geht einfacher, sicherer und schneller. Es ist für mich ein Beschleunigungsfaktor. Digital, bedeutet weniger Zeit, weniger menschliche Interaktion, zukunftsfähiger.

Interviewpartner

Martin Kühn
Geschäftsführer der KÜHN BERATUNG GmbH Steuerberatungsgesellschaft
Seit 2020 Kunde der StBVS