FAQ – FRAGEN ZUR STBVS ODER ZUM DIGITALEN HONORARMANAGEMENT?

Die StBVS ist eine Verrechnungsstelle für Steuerberater. Die Abkürzung VS steht für Verrechnungsstelle. Die StBVS ist ein Geschäftsbereich der DVS AG. Wir haben uns auf das Honorarmanagement von Steuerberatern und Rechtsanwälten spezialisiert. Wir kennen daher den Berufsalltag unserer Kunden und können somit Lösungen im Sinne unserer Kunden finden.

Eine Verrechnungsstelle übernimmt kaufmännische Nebentätigkeiten im Zusammenhang mit dem Honorar. Verrechnungsstellen sind seit 1927 aus dem medizinischen Bereich bekannt und etabliert. Nach einem Zahnarztbesuch beispielsweise bekommen Patienten für Selbstzahlerleistungen (z.B. professionelle Zahnreinigung) die Rechnung von einer ärztlichen Verrechnungsstelle zugestellt. Der Arzt trennt hierbei seine Kernkompetenz vom Rechnungsmanagement. Das gleiche System bieten wir für Steuerberater. Die langjährige und oftmals persönliche Nähe zum Mandanten erschwert ein konsequentes und effizientes Honorarmanagement. Diesen Konflikt lösen wir auf.

Unser Service richtet sich an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

Nein, die StBVS ist auf Grund der rechtlichen Gegebenheiten ohne Einwilligung der Mandanten nutzbar.
(§ 64 Abs. 2 S. 1 StBerG).

Unsere Dienstleistung setzt sich aus vier Leistungsbereichen zusammen und damit auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingehen. Die Vier Leistungsbereiche unterteilen sich in das Honoaramanagement, den Ausfallschutz, die Vorfinanzierung und die Übernahme von Altforderungen.

1. Digitales Honorarmanagement
   Nach dem Erstellen Ihrer Rechnung übertragen Sie uns die weitere Abwicklung, die wir gewissenhaft in Ihrem Interesse bis zur Zahlung durch Ihren Auftraggeber durchführen. Das digitale Honorarmanagement beinhaltet den Rechnungsdruck und –versand sowie die Zahlungskontrolle inkl. Mahnwesen sowie die Vereinbarung von Ratenzahlungen. Bei Rückfragen zur Rechnung stehen wir für Sie und Ihre Mandanten bereit. Einen Überblick über den Stand der Dinge erhalten Sie über uns HonorarCockpit.
2. Zur Absicherung Ihres Honorars gibt es Sie unser Leistungspaket Ausfallschutz. Kann der Mandant seine Rechnungen nicht begleichen, übernehmen wir das Risiko des Zahlungsausfalls. Das beinhaltet auch die Kosten der ggf. notwendigen Rechtsverfolgung.
3. Auf Wunsch erhalten Sie darüber hinaus eine Vorfinanzierung Ihrer Rechnungen. Dabei erhalten Sie grundsätzlich am nächsten Bankarbeitstag nach der Einreichung der Rechnung bei uns den Gegenwert auf Ihr Konto überwiesen – unabhängig davon, wann der Mandant uns bezahlt.
4. Zu Guter Letzt kümmern wir uns auf Wunsch, um Ihre Altlasten. Gerne übernehmen wir auch das Forderungsmanagement für bereits bestehende Forderungen Ihrer Mandanten. Somit haben Sie das gesamte Thema mit einem Schlag vom Tisch.

Sie übermitteln uns digital die Rechnungsdaten Ihres Kunden. Dafür nutzen Sie die jeweilige Schnittstelle zu Ihrer Kanzleisoftware oder unser userfreundliches Kundenportal das HonorarCockpit. Wir übernehmen alle weiteren Schritte, den Rechnungsdruck und -versand und kontrollieren den Zahlungseingang. Erst wenn dieser ausbleibt, treten wir mit Ihrem Mandanten in Kontakt. In unserem HonorarCockpit können Sie jederzeit den aktuellen Status Ihrer Honorarrechnung abrufen. Sowohl Ihre als auch unsere Kundendaten pflegen wir mit äußerster Sorgfalt und Vertraulichkeit. Wie eine Bank unterliegen wir der Aufsicht durch Bundesbank und BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Unser Ziel ist Ihre Zufriedenheit UND die Ihrer Mandanten!

Das HonorarCockpit ist ein von uns entwickeltes Onlinetool, das Ihnen zu jeder Zeit und überall Einblick in den Status Ihrer Honorarrechnungen gibt. Wir stellen Ihnen dieses Tool auch als App zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie mit dem HonorarCockpit überall das „Wo und Wie“ bei Ihren Honorarrechnungen steuern, indem Sie z.B. Mahnstops anordnen oder uns Ratenzahlungen für Ihre Mandanten erstellen lassen. Möchten Sie ausnahmsweise eine Rechnung in die Rechtsverfolgung abgeben, weil der Mandant hartnäckig nicht zahlt, genügt für Sie ein Knopfdruck und wir erledigen dies.

Die Kosten unserer Dienstleitung belaufen sich auf 2,45% Ihres Bruttokanzleiumsatzes.

Beispiel: Bei einem Jahresumsatz von € 1 Mio. würden Sie für das externe vollumfassende Honorarmanagement € 24.500 zahlen. Das entspricht noch nicht mal den Kosten einer halben Arbeitskraft zzgl. Urlaub und Krankheit. Die StBVS wird nicht krank, hat keinen Urlaubsanspruch und bietet auch gerichtliche Forderungsdurchsetzung an – alles aus einer Hand. Aus Erfahrung wissen wir, dass von uns gestellte Rechnungen deutlich schneller bezahlt werden, als die Rechnungen unserer Kunden mit eigenem, internen Honorarmanagement.

Am Ende des Monats erhalten Sie eine übersichtliche Rechnung von uns. In der Regel ziehen wir automatisch den Rechnungsbetrag per Lastschrift ein.

Ja, das ist unser Anspruch. Wir überweisen Ihnen den Rechnungsbetrag am nächsten Bankarbeitstag.

Durch die Auslagerung Ihres Honorarmanagements zu uns haben Sie in erster Line eine zeitliche Entlastung, durch die Sie sich voll auf die Beratung Ihrer Mandanten konzentrieren können. Zeitintensive Gespräche über den Ausgleich einer gestellten Honorarrechnung sind nicht mehr notwendig.

Technisch übernehmen wir den Druck und Versand Ihrer Rechnungen sowie alle weiteren Schritte, wie z.B. die Kontrolle der Zahlungseingänge, das Mahnwesen, die Vereinbarung von Ratenzahlungen, Klärung von Rückfragen, die Verwaltung von SEPA Mandanten etc. Durch das HonorarCockpit haben Sie zu jedem Zeitpunkt Einsicht in den aktuellen Stand der Dinge und behalten so die volle Kontrolle und Übersicht. Nach unserer Erfahrung halbiert sich durch unseren Service durchschnittlich die Zeit bis zum Ausgleich Ihrer Rechnung.

Und wenn es ausnahmsweise einmal ernst wird, haben Sie mit uns einen Partner, der Ihre Interessen auch gegenüber Mandanten gerichtlich vertritt – wenn Sie es wollen!

Durch unsere Serviceleistungen sinken Ihre Außenstände und Sie verbessern Ihre Liquidität. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass sich die Zahlungsmoral Ihrer Kunden verbessert und offene Posten schneller ausgeglichen werden. Wir beeinflussen also Ihre Bonität nur auf eine rein positive Weise.

In den letzten 15 Jahren konnten wir viele Kunden von unseren Leistungsmodulen überzeugen. Pro Monat bearbeitet unser Team aktuell mehr als 10.000 Rechnungen – mit steigender Tendenz.

Kundenstimmen finden Sie hier: https://stbvs.com/ueber-uns/referenzen/

Den Mandanten sind in der Regel ärztliche Verrechnungsstellen bereits bekannt. Daher erleben wir eine hohe Akzeptanz in der Zusammenarbeit. Wichtig in diesem Zusammenhang ist eine offene und ehrliche Kommunikation. Ein Informationsschreiben zu Beginn oder der Hinweis über die neue Vorgehensweise im persönlichen Gespräch sind sehr empfehlenswert. Dadurch werden mögliche Fragen meist im Vorfeld positiv beseitig. Viele Mandanten bevorzugen sogar die Abrechnung über eine neutrale Stelle wie die StBVS!

Die Umstellung kann sehr kurzfristig, binnen weniger Tage umgesetzt werden. Der interne Zeitaufwand dafür beläuft sich auf 60-90 Minuten in der Kanzlei. Es empfiehlt sich, im Vorfeld, ein Informationsschreiben an die Mandanten zu senden, um diverse Frage gleich vorab zu beantworten. Die StBVS stellt hier gerne auch ein Musterschreiben zur Verfügung.

Da es in keiner Kanzlei einen Tag gibt, an dem alle Mandanten gleichzeitig eine Rechnung bekomme, gibt es aus unserer Sicht keinen richtigen oder falschen Startzeitpunkt. Es braucht also keinen 1. im Monat oder im Quartal oder sogar im Jahr. Die nächste Rechnung, die Ihr Mandant bekommt, bekommt er über die StBVS. Das kann morgen, übermorgen oder auch erst in 2 Monaten sein. Je früher Sie umstellen, umso eher haben Sie eine Sorge vom Tisch und Zeit fürs Wesentliche.

Unser Vertriebsteam ist von Montag bis Freitag zwischen 09:00 Uhr und 17:00 Uhr unter +49 221 99 384-384 oder unter info@stbvs.com für Sie erreichbar. Kompetent und serviceorientiert beantworten sie gerne Ihre Fragen.

Den Rechnungsversand Ihrer Honorarrechnung übernimmt die StBVS. Dieser erfolgt entweder digital per Mail oder auf umweltfreundlichem Papier, welches durch den „Blauen Engel“ zertifiziert ist. Auch Korrespondenz die mit der Rechnung in Verbindung steht wie z.B. Mahnungen, werden durch die StBVS erstellt und an Ihren Mandanten versendet.