FAQ – FRAGEN ZUR STBVS ODER ZUM DIGITALEN HONORARMANAGEMENT?

HÄUFIGE FRAGEN

Hier finden Sie die häufigsten Fragen und Antworten rund um die StBVS – Steuerberater Verrechnungsstelle und unsere Dienstleistung, dem digitalen Honorarmanagement. Für weitere Fragen können Sie uns natürlich jederzeit über unser Kontaktformular oder telefonisch kontaktieren.

1. WAS IST DIE STBVS?

Die StBVS ist die weiterentwickelte Form einer Verrechnungsstelle speziell für Steuerberater. Die Abkürzung VS steht dabei für Verrechnungsstelle. Die StBVS ist ein Geschäftsbereich der Deutschen Verrechnungsstelle AG (DVS AG), die sich auf das Honorarmanagement von ausgewählten Berufsgruppen spezialisiert hat. Wir kennen daher den Berufsalltag unserer Kunden und können somit immer eine geeignete Lösungen für Ihre Kanzlei finden.

2. WAS IST EINE VERRECHNUNGSSTELLE?

Eine Verrechnungsstelle übernimmt kaufmännische Nebentätigkeiten im Zusammenhang mit dem Honorar. Verrechnungsstellen sind seit 1927 aus dem medizinischen Bereich bekannt und etabliert. Nach einem Zahnarztbesuch bekommen Patienten beispielsweise für Selbstzahlerleistungen (z.B. professionelle Zahnreinigung) die Rechnung von einer ärztlichen Verrechnungsstelle zugestellt. Der Arzt trennt hierbei seine Kernkompetenz vom Rechnungsmanagement. Das gleiche System bieten wir den Steuerberatern an. Die langjährige und oftmals persönliche Nähe zum Mandanten erschwert ein konsequentes und effizientes Honorarmanagement. Diesen Konflikt lösen wir mit unserer Dienstleistung.

3. WER KANN DEN SERVICE DER STBVS NUTZEN?

Unser Service richtet sich an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

4. MÜSSEN MEINE MANDANTEN SCHRIFTLICH ZUSTIMMEN, DAMIT ICH DEN SERVICE DER STBVS NUTZEN KANN?

Nein, die StBVS ist auf Grund der rechtlichen Gegebenheiten ohne Einwilligung der Mandanten nutzbar. (§ 64 Abs. 2 S. 1 StBerG).

5. WELCHE LEISTUNGEN BIETET MIR DAS DIGITALE HONORARMANAGEMENT DER STBVS?

Unsere Dienstleistung setzt sich aus vier Leistungsbereichen zusammen und geht damit auf Ihre individuellen Bedürfnisse ein. Die vier Leistungsbereiche unterteilen sich in Rechnungsmanagement, Vorfinanzierung, Ausfallschutz und die Übernahme von Altforderungen.

6. WIE FUNKTIONIERT DAS DIGITALE HONORARMANAGEMENT DER STBVS?

Sie übermitteln uns digital die Rechnungsdaten Ihres Kunden. Dafür nutzen Sie die jeweilige Schnittstelle zu Ihrer Kanzleisoftware oder unser userfreundliches Kundenportal, das HonorarCockpit. Ab dann übernehmen wir alle weiteren Schritte, den Rechnungsdruck und -versand sowie Kontrolle der Zahlungseingänge. Erst wenn dieser ausbleibt, treten wir mit Ihrem Mandanten in Kontakt. Dabei können Sie jederzeit in unserem HonorarCockpit den aktuellen Status Ihrer Honorarrechnung abrufen. Sowohl Ihre als auch unsere Kundendaten pflegen wir mit äußerster Sorgfalt und Vertraulichkeit. Wie eine Bank unterliegen wir der Aufsicht der Bundesbank und der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Unser Ziel ist Ihre Zufriedenheit und natürlich die Ihrer Mandanten!

7. WAS IST DAS HONORARCOCKPIT?

Das HonorarCockpit ist ein von uns entwickeltes Onlinetool, das Ihnen zu jeder Zeit und überall Überblick über den Status Ihrer Honorarrechnungen gibt. Wir stellen Ihnen dieses Tool kostenlos und auch als App zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie mit dem HonorarCockpit den kompletten Prozess bei Ihren Honorarrechnungen steuern, indem Sie z.B. Mahnstopps anordnen oder uns Ratenzahlungen für Ihre Mandanten erstellen lassen. Möchten Sie ausnahmsweise eine Rechnung in die Rechtsverfolgung abgeben, weil der Mandant hartnäckig nicht zahlt, genügt für Sie ein Knopfdruck und wir erledigen dies.

8. WAS KOSTET MICH DER SERVICE DER STBVS?

Die Kosten unserer Dienstleitung belaufen sich auf einen Komplettpaketpreis von 2,45% Ihres Bruttokanzleiumsatzes. Ohne weitere versteckte Kosten.

Beispiel: Bei einem geplanten Jahresumsatz von € 1 Mio. würden Sie für das externe vollumfassende Honorarmanagement € 24.500 zahlen. Das entspricht noch nicht mal den Kosten einer halben Arbeitskraft zzgl. Urlaub und Krankheit. Die StBVS wird nicht krank, hat keinen Urlaubsanspruch und bietet auch gerichtliche Forderungsdurchsetzung an – alles aus einer Hand. Aus Erfahrung wissen wir, dass von uns gestellte Rechnungen deutlich schneller bezahlt werden, als die Rechnungen unserer Kunden mit einem eigenen, internen Honorarmanagement.

Den Jahresbetrag brechen wir auf die einzelnen Monate herunter. Am Ende des jeweiligen Monats erhalten Sie immer eine übersichtliche Rechnung von uns. In der Regel ziehen wir dabei automatisch den Rechnungsbetrag per Lastschrift ein.

Am Ende des Jahres erfolgt dann eine Abrechnung aufgrund des tatsächlichen Jahresumsatzes Ihrer Kanzlei.

9. ZAHLT MIR DIE STBVS WIRKLICH 100% AUS?

Ja, das ist unser Anspruch. Wir überweisen Ihnen den vollen Rechnungsbetrag immer am nächsten Bankarbeitstag.

10. WELCHE VORTEILE ERGEBEN SICH FÜR MICH DURCH DIE ZUSAMMENARBEIT MIT DER STBVS?

Durch die Auslagerung Ihres Honorarmanagements zu uns haben Sie in erster Line eine enorme zeitliche Entlastung, durch die Sie sich voll auf die Beratung Ihrer Mandanten konzentrieren können. Zeitintensive Gespräche über den Ausgleich einer gestellten Honorarrechnung sind nicht mehr notwendig. 

Technisch verschlanken und digitalisieren wir Ihre Prozesse. Wir übernehmen den Druck und Versand Ihrer Rechnungen sowie alle weiteren Schritte, wie z.B. die Kontrolle der Zahlungseingänge, das Mahnwesen, die Vereinbarung von Ratenzahlungen, Klärung von Rückfragen, die Verwaltung von SEPA Mandanten etc. Durch das HonorarCockpit haben Sie zu jedem Zeitpunkt Einsicht in den aktuellen Stand der Dinge und behalten so die volle Kontrolle und Übersicht. Nach unserer Erfahrung halbiert sich durch die Nutzung unseres Services durchschnittlich die Zeit bis zum Ausgleich Ihrer Rechnung.

Und wenn es ausnahmsweise einmal ernst wird, haben Sie mit uns einen zuverlässigen und kompetenten Partner, der Ihre Interessen auch gegenüber Mandanten gerichtlich vertritt – wenn Sie es wollen!

11. WELCHE AUSWIRKUNG HAT DIE ZUSAMMENARBEIT MIT DER STBVS AUF MEINE BONITÄT?

Durch unsere Serviceleistungen sinken Ihre Außenstände und verbessern Ihre Liquidität. Sofortige und planbare Liquidität bedeutet bei uns, zu 360° abgesichert zu sein und neuen Spielraum für die Kanzleientwicklung und Mitarbeiterförderung zu schaffen. Wir beeinflussen also Ihre Bonität nur auf eine rein positive Weise.

12. WELCHE REFERENZEN HAT DIE STBVS?

In den letzten über 15 Jahren konnten wir viele unterschiedlich große Kanzleien von unserer Leistung überzeugen. Pro Monat bearbeitet unser Team aktuell 30.000 Rechnungen – mit steigender Tendenz.

Die Zufriedenheit unserer Kunden steht dabei immer an erster Stelle. Deshalb freuen wir uns jederzeit über ein Feedback. Überzeugen Sie sich selbst von unseren Kundenstimmen.

13. WIE REAGIEREN MEINE MANDANTEN AUF DIE DURCHFÜHRUNG DES HONORARMANAGEMENTS MIT HILFE DER STBVS?

Den Mandanten sind in der Regel ärztliche Verrechnungsstellen bereits bekannt. Daher erleben wir eine sehr hohe Akzeptanz in der Zusammenarbeit. Wichtig in diesem Zusammenhang ist eine offene und ehrliche Kommunikation. Ein Informationsschreiben zu Beginn oder der Hinweis über die neue Vorgehensweise im persönlichen Gespräch sind sehr empfehlenswert. Dadurch werden mögliche Fragen meist im Vorfeld positiv beseitigt. Die StBVS stellt hier gerne auch ein Musterschreiben zur Verfügung. Viele Mandanten bevorzugen sogar die Abrechnung über eine neutrale Stelle wie die StBVS!

14. WIE LANGE DAUERT DIE UMSTELLUNG UND WANN IST EIN GUTER ZEITPUNKT DAFÜR?

Die Umstellung kann sehr kurzfristig, binnen weniger Tage umgesetzt werden. Der interne Zeitaufwand dafür beläuft sich auf 60-90 Minuten in der Kanzlei.

Da es in keiner Kanzlei einen Tag gibt, an dem alle Mandanten gleichzeitig eine Rechnung bekommen, gibt es aus unserer Sicht keinen richtigen oder falschen Startzeitpunkt. Es braucht also keinen ersten im Monat oder im Quartal oder sogar im Jahr. Die nächste Rechnung, die Ihr Mandant bekommt, bekommt er über die StBVS. Das kann morgen, übermorgen oder auch erst in 2 Monaten sein. Je früher Sie umstellen, umso eher haben Sie eine Sorge vom Tisch und Zeit für das Wesentliche.

15. AN WEN KANN ICH MICH WENDEN, WENN ICH EIN INDIVIDUELLES ANGEBOT ERHALTEN MÖCHTE?

Unser Vertriebsteam ist von Montag bis Freitag zwischen 09:00 Uhr und 17:00 Uhr unter +49 221 99 384-384 oder unter info@stbvs.com für Sie erreichbar. Gerne können Sie auch einen direkten Termin vereinbaren, in dem wir Ihre persönlichen Fragen rund um das digitale Honorarmanagement und unsere Dienstleistung beantworten. 

Jetzt Termin vereinbaren!

16. WER GENAU VERSENDET MEINE RECHNUNG?

Den Rechnungsversand Ihrer Honorarrechnung übernimmt die StBVS. Dieser erfolgt entweder digital per Mail oder auf umweltfreundlichem Papier, welches durch den „Blauen Engel“ zertifiziert ist. Auch Korrespondenzen, die mit der Rechnung in Verbindung stehen wie z.B. Mahnungen, werden durch die StBVS erstellt und an Ihren Mandanten versendet.

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