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Eine alte Schreibmaschine: Sie steht als Metapher für einen Gastbeitrag der StBVS für stbi - steuerberater intern

Vorteil Factoring: Konzentration auf die Kernkompetenz (1/2)

22. Mai 2017 · Beitrag von Jan Pieper in den Kategorien: Tagesgeschäft

Bislang hatten nur die Leser von steuerberater intern Zugriff auf unseren Fachbeitrag über Factoring für Steuerberater. Jetzt machen wir ihn allgemein zugänglich – aber lesefreundlich als HTML-Fassung und aufgeteilt auf zwei Beiträge. Auf die Einleitung, die dem Format eines Gastbeitrags geschuldet ist, verzichten wir. Stattdessen steigen wir ohne Umschweife in die Materie ein.

Rechtliche Rahmenbedingungen

In § 64 Abs. 2 StBerG sind die Vorgaben fixiert, nach denen Gebührenforderungen abgetreten werden dürfen bzw. die Übertragung ihrer Einziehung zulässig ist. Wenn eine ausdrückliche, schriftliche Einwilligung des Mandanten vorliegt oder die Forderung rechtskräftig festgestellt ist, kann grundsätzlich jeder Dienstleister herangezogen werden. Vor der Einwilligung ist der Mandant über die damit verbunden Informationspflichten des Beraters gegenüber dem Abtretungsempfänger aufzuklären, eine Klausel in den AGB dürfte diesen Anforderungen nicht genügen.

Deutlich einfacher ist es, wenn die Forderungen an Rechtsanwälte oder Steuerberater abgetreten werden. Diese unterliegen in gleicher Weise der Verschwiegenheit, weshalb es nicht der Einwilligung des Mandanten bedarf. Nur in dieser Konstellation kann das stille Verfahren umgesetzt werden, bei dem der Steuerberater als verantwortlich auftritt, während die Steuerung im Hintergrund beim Dienstleister liegt. Allerdings zeigt sich der volle Nutzen erst bei Nutzung des offenen Verfahrens.

Vorteile für den Steuerberater

Vor diesem Hintergrund hat sich im Praxisalltag ein kombiniertes Vorgehen bewährt: Das Factoring übernimmt ein Partner, der ebenfalls zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, dennoch werden die bestehenden Mandanten offen per Rundschreiben informiert (neue Mandanten bei Vertragsschluss). Das hält den rechtlich-organisatorischen Aufwand niedrig und nutzt bei den Mandanten den Vertrauensvorschuss durch Ärzte. Dort ist das Prinzip der Verrechnungsstellen auf breiter Ebene etabliert und akzeptiert, so dass kein Erklärungsbedarf entsteht.

Im weiteren Verlauf des Mandatsverhältnisses festigt das Outsourcing zudem die Position des Steuerberaters als Vertrauter des Mandanten. Wenn Rechnungsausgleich und Mandat entkoppelt sind, übernimmt der Steuerberater die Rolle des „good cop“ und der Dienstleister die des „bad cop“. Wo der Steuerberater für den Mandanten vielfach ein langjähriger Bekannter ist, mit dem auf dem kurzen Dienstweg die Zahlungsziele individuell verlängert werden können, ist die Verrechnungsstelle ein sachorientierter Dienstleister. Vereinbarungen lassen sich aber auch hier treffen.

Reduzierter Aufwand in der Kanzlei

In der Kernfunktion ist Factoring eine reine Finanzdienstleistung. Der Mehrwert gegenüber Bank- oder Dispokredit entsteht durch weitere Services, konkret durch Entlastung. Honorarrechnungen zeichnen sich oft durch hohen manuellen Aufwand aus. Sie werden am PC erstellt, ausgedruckt, unterschrieben, kuvertiert und frankiert. Dann folgt die Nachbearbeitung: das Konto im Blick halten, eingehende Zahlungen zuordnen und ausbleibende Zahlungen mahnen – mit allen Schritten wie zuvor. Das sind viele kleine Etappen, die in der Summe überraschend viele Ressourcen in der Kanzlei binden.

Mit einer Verrechnungsstelle reduziert sich dieser Aufwand auf die ersten Schritte. Es muss nur noch die Rechnung geschrieben und per Kundenportal oder E-Mail an den Dienstleister geschickt werden. Noch schneller geht es, wenn in der Kanzleisoftware eine direkte Schnittstelle vorhanden ist. Auch die Konten der Kanzlei werden entlastet, wenn sich durch die Vorfinanzierung die Summe der Außenstände Richtung Null verringert.

Factoring sorgt für planbare Liquidität, da üblicherweise das Honorar in ein bis zwei Tagen auf dem Konto ist. Damit entfallen nahezu alle zeitraubenden Arbeiten und sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, die steuerliche Beratung der Mandanten.

 

Morgen geht es weiter mit dem zweiten Teil. Dann beleuchten wir die Suche bzw. Auswahl eines Anbieters, die Kosten des Factorings und auch einige praktische Fragen.


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Über den Autor

Jan Pieper

Er gehört zu den zentralen Köpfen hier in der Verrechnungsstelle: als einer der ursprünglichen Ideengeber, Vertriebsprofi und Verantwortlicher für kaufmännischen Aspekte. Kennt alle Stellräder und weiß jeden Fachbegriff zu erläutern.


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