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Sind Sie ein Steuerberater oder eine Bank?

10. Oktober 2016 · Beitrag von Jan Pieper in den Kategorien: Tagesgeschäft

Ob das Zahlungsziel nun zwei Wochen oder drei Wochen beträgt: Aus Schusseligkeit oder purer Absicht nutzen manche Mandanten das ganze Zeitfenster beim Rechnungsausgleich – oder verlängern es bei ausbleibender Konsequenz bis ins Utopische. Im Handumdrehen wird ein Steuerberater damit zum Bankdienstleister im Nebenberuf, der zinsfrei einen Kredit an seine Mandanten ausreicht. Das muss nicht sein.

Diskrepanz zum eigenen Nachteil

Ob auf Fachveranstaltungen wie dem Deutschen Steuerberatertag oder in Einzelgesprächen in der Kanzlei: Schon oft habe ich von Steuerberatern gehört, dass es eine Diskrepanz zwischen Handeln in eigener und fremder Sache gibt. Anders als bei den typischen „Wasser predigen, Wein trinken“-Gestalten geschieht das hier aber eher andersherum – für die Mandanten schenken sie den Wein aus, sie selbst nehmen den Schluck aus der Wasserflasche. Dafür gibt es Gründe.

Auf der einen Seite stehen Berufsethos und Kundenpflege: Eine übergenaue, stets die Fristen wahrende Arbeitsweise von Anfang an dient dem Mandanten und garantiert ein stabiles Mandatsverhältnis. Das Inkasso in eigener Sache zählt dagegen selten zu den Leidenschaften von Steuerberatern. Also werden Rechnungen teilweise verspätet erstellt, die Zahlungseingänge nicht ordentlich geprüft und bei Erinnerungen und Mahnungen fehlt die Konsequenz.

Wenn der Steuerberater dann noch empfänglich für eine persönliche Ansprache seiner Mandanten ist, warum sie gerade jetzt nicht sofort zahlen können, verstreichen Wochen und Monate bis zum Honorarausgleich.

Echte Zinsverluste durch Zahlungsverzögerung

Sofern sich die Zahl der Mandanten häuft, die statt der üblichen 15-20 Tage erst nach 40-50 Tagen zahlt, liegen die Außenstände schnell bei einem Monatsumsatz. Und wenn sich die Prozesse dann erst einmal eingeschliffen haben, wird mit der Zeit aus einer kleinen eine große Bugwelle. Wohl dem, der noch genügend andere Mandanten hat, die die laufenden Kosten decken.

Weniger im Glück sind aber diejenigen, die Spitzen durch die Kontokorrentlinie abfedern müssen. Noch unglücklicher sind dann jene, die eine Investition zu stemmen haben – sei es die Büroausstattung oder eine Übernahme.

Aber unabhängig davon, ob wie der laufende Betrieb finanziert wird: Anstatt über planbare Liquidität zu verfügen und frei über das Vermögen der Kanzlei zu verfügen, agiert der Steuerberater in solchen Fällen als Bank für die Mandanten. Denn die können zu deutlich besseren Konditionen als bei ihrer Hausbanl nun selbst über die Mittel entscheiden, die eigentlich schon andernorts zur Verfügung stehen müssten.

Hauseigene Lösung: Automatismen und Konsequenz

Es ist irgendwie eine Binsenweisheit, aber dennoch ein Fakt: Solche Situationen lassen sich nur durch Automatismen und Konsequenz vermeiden.

Automatismen heißt: An einem festen Tag in der Woche werden alle Rechnungen geschrieben, bei denen das Mandat seit dem vorherigen Stichtag abgeschlossen wurde. Gleiches gilt für Rechnungen, bei denen das vertraglich erreichte Datum für eine Zwischenrechnung erreicht wurde. An drei fixen Terminen in der Woche werden die Zahlungseingänge geprüft und den offenen Rechnungen zugeordnet. Ebenso werden an einem festen Tag alle offenen Rechnungen, die über das Zahlungsziel hinausgehen, angemahnt.

Konsequenz: Der Ausgleich der offenen Rechnungen wird konsequent eingefordert. Für Erinnerungschreiben werden Verzugszinsen und Gebühren erhoben. Nachverhandlungen über Fristverlängerungen finden nicht statt.

Externe Lösung: Automatismen + Finanzierung

Speziell wenn ein Steuerberater bisher eher für Laissez faire bekannt war, kann dieser Kurswechsel zu Stirnrunzeln bei den Mandanten führen. Ebenso führen diese Automatismen dazu, dass die Mitarbeiter der Kanzlei auf einmal ebenso konsequent mit Verwaltungsaufgaben beschäftigt sind, die erst einmal nicht zu den Kernfunktionen in der Steuerberatung gehören.

In diesem Fall bietet sich (Achtung: Eigenwerbung) das Auslagern auf einen Dienstleister wie die StBVS an. Die „Pflichten“ der Kanzlei reduzieren sich dann darauf, Automatismen für das Einreichen der Rechnungen zu entwickeln. Ob das umgehend (und mehrmals am Tag), täglich zu einer bestimmten Uhrzeit oder nur einmal die Woche passiert, ist eine Frage der büroeigenen Organisation.

Denn unabhängig von dieser Frage setzen die meisten unserer Kunden aus beiden der nachfolgenden zwei Gründe auf uns:

  1. Grundsätzlich finanzieren wir eingereichte Rechnungen vor, das erwartete Honorar ist dann üblicherweise am nächsten Bürotag auf dem Konto.
  2. Wir übernehmen die komplette Organisation in der Zahlungsabwicklung – vom Verschicken der Rechnung bis zum Mahnschreiben.

Speziell beim zweiten Punkt haben wir gegenüber Steuerberatern einen großen Vorteil: Mandanten nehmen uns als neutrale Instanz wahr, die schneller bezahlt wird und mit der weniger über die Verlängerung von Zahlungszielen verhandelt wird.

Fazit

Die Eingangsfrage im Titel sehen wir eher als rhetorische Frage: Bislang wollte noch kein Steuerberater als nebenberufliche Bank für die Mandanten agieren. Die Frage ist nur, welcher Weg zum Ziel führen soll – die interne oder die externe Lösung. Falls letzteres als Option in Frage kommen kann: Interessenten können unseren Service für drei Monate ausprobieren. Stellen Sie einfach eine Anfrage über das Kontaktformular oder rufen Sie uns direkt an.


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Über den Autor

Jan Pieper

Er gehört zu den zentralen Köpfen hier in der Verrechnungsstelle: als einer der ursprünglichen Ideengeber, Vertriebsprofi und Verantwortlicher für kaufmännischen Aspekte. Kennt alle Stellräder und weiß jeden Fachbegriff zu erläutern.


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