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Trotz bezahlten Vorschusses: vergessen Sie nicht die Schlussrechnung

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Warum eine Schlussrechnung wichtig ist

Eher selten begegnen uns Fehler bei der Vorschussanrechnung im Rahmen der Schlussrechnung. Letztlich bleibt die Vorschussanrechnung in der Schlussrechnung ein simples Zahlenspiel. Der wohl wichtigste Aspekt – der gleichzeitig eine Selbstverständlichkeit darstellt – ist, dass überhaupt eine Schlussrechnung erstellt wird. So soll es Kolleginnen und Kollegen geben, die es in laufenden Mandatsbeziehungen bei den (bezahlten) Vorschussrechnungen belassen. Dies mag verschiedene Gründe haben. Ein solches Verhalten ist nicht nur berufsrechtlich bedenklich, sondern darüber hinaus äußerst gefährlich. Neben einem Bußgeld nach § 26a UStG drohen in erster Linie Rückforderungsansprüche des Mandanten.

Jene Rückforderungsansprüche unterliegen – wie auch Ihr Honoraranspruch – der dreijährigen Regelverjährung. Das perfide ist, dass die Verjährung der Ansprüche nicht parallel verläuft. Bisweilen wird auch mit guten Gründen vertreten, dass die dreijährige Verjährungsfrist für den Rückforderungsanspruch des Mandanten überhaupt erst zu laufen beginnt, wenn die Schlussrechnung erstellt wird. Das alles sind Diskussionen, die Sie nicht führen möchten! Sorgen Sie dafür, dass die Schlussrechnung zeitnah erfolgt. In den meisten Fällen haben Sie ohnehin noch Honorar zu bekommen und die Erfahrung zeigt, dass der Zahlungswiderstand zunimmt, je länger Sie sich mit der Abrechnung Zeit lassen.

Umgang mit unbezahlten Vorschussrechnungen

Eine der häufigsten Fragen im Zusammenhang mit der Vorschussabrechnung, die uns von unseren Kunden regelmäßig gestellt wird, ist die nach dem Umgang mit unbezahlten Vorschussrechnungen in der Schlussrechnung.

Hier gibt es nach unserer Rechtsauffassung – die wir in Honorarprozessen immer wieder bestätigt bekommen haben – zwei im Grunde gleichwertige Lösungen: Sie können entweder die Vorschussrechnung stornieren und sodann folglich bei der Schlussrechnung auch eine Anrechnung unterlassen. Alternativ können Sie die Vorschussrechnung stehen lassen und den nicht gezahlten Vorschuss in der Schlussrechnung fiktiv anrechnen.

Dabei wollen wir nicht verschweigen, dass die zweite genannte Alternative genau genommen „unsauber“ ist, da Sie mit der Erstellung der Schlussrechnung an sich den Vorschuss nicht mehr einfordern dürfen. Uns ist in unserer langjährigen Tätigkeit allerdings noch nicht ein einziger Fall untergekommen, in dem aus diesem Aspekt heraus ein Honorarprozess verloren gegangen wäre, solange die Anrechnung vollständig erfolgt ist. Stattdessen ist – jedenfalls bei unseren Kunden – die zweite Variante die deutlich beliebtere.

Bisweilen stellen uns Kunden auch die Frage, ob denn die Anrechnung von Vorschüssen auf Brutto- oder Nettoebene richtig sei. In mathematischer Hinsicht ist es natürlich gleichgültig und rechtlich macht es nach unserer Auffassung keinen Unterschied (nach anderer Ansicht ist auf der Netto-Ebene zu rechnen) – allein schon aus Gründen der Übersichtlichkeit raten wir allerdings zu einer Anrechnung auf der Netto-Ebene, rechtlich sind Sie damit in jedem Fall auf der sicheren Seite.

• Beitrag von Daniel Pixberg in den Kategorien: Tagesgeschäft, Aktuelles aus der Rechtsprechung, Praxistips

StBVS – Steuerberater Verrechnungsstelle

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