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Mandatsabwicklung und Mahnwesen: Tipps für Steuerberater

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Teil 2: Während Mandatsabwicklung und Mahnwesen

Einige Empfehlungen für die Honorarkommunikation vor und bei Mandatsbeginn, können Sie in Teil 1 der Reihe nachlesen. In Teil 2 erläutern wir, was es während der Mandatsarbeit und nach der Schlussrechnung zu beachten gilt:

Spätestens mit der ersten Tätigkeit sollte ein Vorschuss angefordert werden, wie es die meisten, aber wohl längst nicht alle Kolleginnen und Kollegen handhaben. Dabei ist der Vorschuss ein wunderbares Kontrollinstrument: Bei Nichtzahlung sollte bereits nach einer Mahnung die Arbeit jedenfalls unterbrochen und notfalls das Mandat niedergelegt werden. Bei Dauermandaten, etwa für Buchführungsaufgaben, sollte eine regelmäßige Vorschusszahlung – ggf. mit Lastschrifteinzug – Standard sein. Wer sich hieran konsequent hält, realisiert automatisch weite Teile des Honorars schon vor der Schlussrechnung. Das Risiko eines Ausfalls lässt sich so erheblich begrenzen.

An dieser Stelle sei auch der Hinweis gestattet, dass die Mandantenzufriedenheit insgesamt einen enormen Einfluss auf die Zahlungsmoral hat. Der zufriedene Mandant zahlt auch gerne. Neben einer soliden Arbeit sind – das belegen entsprechende Untersuchungen für die Rechtsanwaltsbranche – für den Mandanten und dessen Zufriedenheit vor allem „weiche Faktoren“ wesentlich: Hierzu zählen etwa gute Erreichbarkeit, umfassende Information sowie ein freundlicher und respektvoller Umgang. Dies alles (insbesondere auch die Erreichbarkeit) lässt sich in weiten Teilen auch an Mitarbeiter delegieren. Die Mandanten haben heute sicherlich ein höheres Anspruchsdenken als noch vor 20 Jahren. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend sensibilisieren und Kompetenzen abgeben, lassen sich die Kundenwünsche mit Ihren Aufgaben der Kanzleiführung und einer angemessenen Work-Life-Balance durchaus in Einklang bringen. 

Ist der Fall abgeschlossen, sollte ein schneller Rechnungsversand erfolgen. Die Zahlungsbereitschaft ist erfahrungsgemäß unmittelbar nach dem sichtbaren Erfolg bzw. Ergebnis am größten. Man sollte sich mit der Schlussrechnung also beeilen. Kommt die Rechnung mit dem Arbeitsergebnis oder innerhalb einiger Tage erhöhen sich die Chancen, dass ebenso schnell bezahlt wird, signifikant. In jeder Rechnung sollten Sie zudem ein festes Zahlungsziel mit einem konkreten Datum vorgeben. Phrasen wie „binnen 10 Tagen“ laden viel zu sehr dazu ein, eine Zahlung hinauszuschieben und „zu vergessen“.

Bei Ablauf der Zahlungsfrist sollte einmal gemahnt werden, ggf. ein zweites Mal. Wer allerdings auf die zweite Mahnung ohne sich zu melden nicht gezahlt hat, der interessiert sich auch nicht für die dritte oder vierte Mahnung. Bei ansonsten problemlosen Stammmandanten ist es nun ggf. an der Zeit, Ursachenforschung zu betreiben. Bei allen anderen Mandanten raten wir aus begründeter Erfahrung allerdings davon ab, sich in Diskussionen (und vor nicht in Nachverhandlungen) zu begeben.

Schließlich bleibt noch das Zurückbehaltungsrecht an den Handakten als Druckmittel. Die korrekte und rechtssichere Ausübung ist eine Kunst für sich, deren Erläuterung hier zu weit führen würde. Daher nur so viel: Wenn Sie sich der Qualität Ihrer Arbeit und der Korrektheit der Rechnung sicher sind – nutzen Sie das Zurückbehaltungsrecht als „letzte außergerichtliche Option“. Die mit der Ausübung einhergehenden Haftungsrisiken sind allerdings nicht auf die leichte Schulter zu nehmen und sollten stets bedacht sein.

Fruchtet auch dies nicht, bleibt letztlich nur der Honorarprozess, wenn Sie Ihr Honorar noch realisieren wollen. Es gehört sicherlich ein wenig Überwindung dazu, ein Gericht zu bemühen. Es spricht sich allerdings recht schnell rum, wenn ein Steuerberater die Gebührendurchsetzung scheut. Auch das häufig gehörte Argument, der säumige Mandant werde möglicherweise für Folgeaufträge nicht wiederkommen, ist schnell entkräftet: Warum möchten Sie Folgemandate, wenn der Mandant letztlich nicht zahlt?

Um den Honorarprozess geht es im letzten Teil dieser Reihe.

• Beitrag von Daniel Pixberg in den Kategorien: Tagesgeschäft

StBVS – Steuerberater Verrechnungsstelle

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