Start>Blog>Honorar auf Knopfdruck: Automatisierung aller Arbeitsschritte
Über DATEV Kanzleirechnungswesen kommen Steuerberater direkt zur StBVS.

Honorar auf Knopfdruck: Automatisierung aller Arbeitsschritte

23. Januar 2017 · Beitrag von Jan Pieper in den Kategorien: Tagesgeschäft

Das ist eine radikale Vereinfachung des Rechnungslaufs: Mit einer neuen Schnittstelle im jüngsten DATEV-Update können Steuerberater ihre Honorarrechnungen ohne Umwege über die StBVS abrechnen. Weil sich einige Kunden als intensive Beta-Tester engagierten, gibt es bereits Erfahrungsberichte. Unsere Best-Practice-Kanzlei berichtet von einem massiv verschlankten Arbeitsprozess.

Neugier auf neue techische Möglichkeiten

StBVS: Best Practice zur DATEV-SchnittstelleDie zwei Kanzleien liegen in einer Industrie- und Dienstleistungsregion, „mittelständische Unternehmen“ und „Privatpersonen“ bilden den Schwerpunkt der Mandantenstruktur. In der Summe sind es rund 500 Mandate, die von ca. 20 Mitarbeitern betreut werden. Eine erfolgreiche Stabübergabe an die nächste Generation hat bereits stattgefunden. Aus unserem Bestandskunden wurde ein Testkunde für die DATEV-Schnittstelle, „weil wir es einfach interessant finden, schon früh neue technische Möglichkeiten auszuprobieren“, so einer der Partner.

Im Rahmen der Feedback-Gespräche über die kleinen Kinderkrankheiten wurde das Honorarmanagement der Kanzlei einmal als „Drei-Phasen-Modell“ beschrieben. Mit diesem Schlagwort haben wir unseren Ansprechpartner um ein kurzes Feedback gebeten:

Phase 1: „Wir haben alles allein gemacht“

„Die Zeit, als wir alles allein gemacht haben, können wir auch die ‚klassische Phase‘ nennen. Sie hatte die meisten Arbeitsschritte: Zuerst wurden die Rechnungen ausgedruckt, in der Unterschriftenmappe gesammelt, unterschrieben und dann kuvertiert sowie frankiert. Dann mussten wir die Zahlungseingänge im Blick haben, Zahlungen zuordnen und Mahnungen schreiben – natürlich mit den ganzen Einzelschritten wie bei den erstmalig verschickten Rechnungen. In manchen Fällen kamen noch persönliche Telefonate dazu, um mit den Mandanten über offene Rechnungen zu reden.“

Phase 2: „Semi-Automatisierung“

„Mit dem Wechsel zur StBVS im Frühjahr 2015 sind alle Arbeitsschritte ab dem Versand der Rechnungen komplett entfallen – das war schon eine deutliche Arbeitserleichterung. Wir mussten nur noch wie gewohnt die Rechnungen schreiben, ausdrucken und unterschreiben; der Postversand reduzierte sich auf Einscannen und Hochladen im Kundenportal. Wir haben unser Honorar bekommen und alle nachgelagerten Aufgaben sind nach Köln gewandert. Man kann diese Zeit vielleicht ‚Semi-Automatisierung‘ nennen.“

Phase 3: „Vollautomatisierung mit DATEV-Schnittstelle“

„Als Testkunden hatten wir vollen Zugriff auf das produktive System. Wir erstellen und sammeln wie gewohnt alle Rechnungen in DATEV. Aber statt sie auszudrucken, schieben wir die Rechnungsdaten auf Knopfdruck direkt in das System der StBVS. Dort ist der Briefbogen unserer Kanzlei hinterlegt, so dass die Rechnungen in der gewohnten Qualität zu unseren Mandanten gehen. Wir verzeichnen im Regelfall schon einen Tag später den Geldeingang auf unserem Konto und müssen uns um rein gar nichts mehr kümmern.

Durch die Vollautomatisierung mit der DATEV-Schnittstelle hat der manuelle Aufwand für uns sein Ende gefunden, die Arbeitserleichterung und die Zeitersparnis sind enorm. Seit November ist das System voll im produktiven Einsatz. Unter dem Strich wurde der zusätzliche Aufwand als Test- bzw. Pilotkunde durch Effizienzgewinne deutlich überkompensiert.“

Eine zusätzliche Anmerkung

Eine hohe IT-Lastigkeit hatten wir bei der StBVS schon immer, um unsere Dienstleistung so gut wie möglich umzusetzen. Mit der neuen Schnittstelle liefern wir im besten Sinne etwas ab, was von der Tages- und Wirtschaftspresse üblicherweise nur Start-ups zugestanden wird: „Fintech“, also die Verknüpfung von Finanzindustrie mit moderner Technologie. Mit der Schnittstelle von DATEV an unsere Systeme haben wir es geschafft, alle händischen Arbeitsschritte zu automatisieren. Die Kanzleien bleiben rein digital in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung und die vollautomatische Druckstraße erledigt den Rest.

Der erste Mensch, der dann eine Honorarrechnung wirklich in die Hand nimmt, ist der Mandant.


Schlagworte: , , , ,


Über den Autor

Jan Pieper

Er gehört zu den zentralen Köpfen hier in der Verrechnungsstelle: als einer der ursprünglichen Ideengeber, Vertriebsprofi und Verantwortlicher für kaufmännischen Aspekte. Kennt alle Stellräder und weiß jeden Fachbegriff zu erläutern.


Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.