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Häufige Fragen (4): Von Ratenzahlungen bis Gutschriften

11. Juli 2016 · Beitrag von Jan Pieper in den Kategorien: Tagesgeschäft

Mit den meisten Mandanten läuft meist alles rund – Ausnahmen bestätigen die Regel und ein beliebtes Feld für einen „intensiveren Dialog“ sind die Honorarrechnungen. Wir haben drei Fragen identifiziert, die Steuerberater und uns als Verrechnungsstelle betreffen.

Was ist mit Ratenzahlungen?

Üblicherweise werden unsere Rechnungen auf einmal ausgeglichen. Nach individueller Absprache können die Mandanten unserer Steuerberater aber auch individuelle Ratenzahlungen leisten. Dies gilt sowohl für Privatschuldner wie auch Unternehmen, die Laufzeit liegt zwischen drei und maximal zwölf Monaten und die Kosten betragen 6,6% für die Zinsen plus eine Bearbeitungsgebühr (die selbstverständlich der Mandant trägt).

Bei angekauften Rechnungen liegt das Risiko eines Ausfalls bei uns, daher stimmen wir die Modalitäten direkt mit dem einzelnen Mandanten ab. Haben wir für den Steuerberater in dem konkreten Fall lediglich das Inkasso übernommen, erfolgt auf jeden Fall eine Rückfrage, ob der Steuerberater eine Ratenzahlung zulassen möchte. Wie die Antwort ausfällt, ist eine Frage der Persönlichkeit bzw. der persönlichen Strategie.

Unsere Erfahrung zeigt aber, dass sich Entgegenkommen lohnt. Denn wer in Raten zahlen will, unterstreicht seine Zahlungswilligkeit. Im Gegenzug wird auch das Mandantenverhältnis geschont. Auch die Obergrenze von zwölf Monaten hat sich in der Praxis für beide Seiten als guter Gradmesser erwiesen: Wer bei revolvierenden Ausgaben voraussichtlich mehr als dieses Zeitfenster benötigt, hat offensichtlich ein systematisches Problem. Unsere hauseigene Statistik weist diese flexible Herangehensweise als Erfolg aus – die Ausfallquote liegt bei unter 1%.

Was passiert, wenn der Mandant an uns zahlt?

Solche Fälle können wir an einer Hand abzählen, weil Rechnungen und Vorblätter stets die aktuellen Bankdaten aufweisen. Solche „Irrläufer“ können aber trotzdem vorkommen, wenn beispielsweise im Online-Banking eine ältere Überweisungsvorlage benutzt wird. Ein Beinbruch ist das aber nicht, noch nicht einmal ein Schnupfen. Warum? Weil es zwei unkomplizierte Optionen gibt, die Sache zu bereinigen.

Option 1: Sie leiten die Zahlung an uns weiter und damit geht alles wieder seinen gewohnten Gang.

Option 2: Sie schicken uns eine kurze Nachricht, dass die Zahlung direkt an sie gegangen ist. Wir verbuchen die Rechnung in unserem System als bezahlt (Ihr Mandant würde sonst ein Erinnerungsschreiben erhalten) und verrechnen den bezahlten Kaufpreis mit der nächsten Auszahlung. Das bedeutet für uns zwar ein oder zwei Bearbeitungsschritte mehr, aber für Steuerberater fällt kein Aufwand an – abgesehen von einer Notiz an uns.

Was ist zu tun, wenn ich eine (Teil-)Gutschrift erteilen möchte?

Hier ist der Fall ähnlich simpel gelagert, jedenfalls hinsichtlich des Aufwands in der Kanzlei. Zu der konkreten Rechnung wird uns eine Rechnungskorrektur über die jeweilige Gutschrift geschickt, alles weitere liegt bei uns.

Dieses „weitere“ besteht dann im Wesentlichen aus zwei Elementen. Erstens: Bei geringer zeitlicher Latenz zwischen Rechnungsstellung und Gutschrift verschicken wir beide Dokumente an den Mandanten. Sollte der zeitliche Abstand etwas größer sein, verschicken wir nur die Gutschrift, und bei mehreren offene Rechnungen ordnen wir die Gutschrift einer konkreten Rechnung zu. Zweitens: Bei angekauften Rechnungen belasten wir das Verrechnungskonto unseres Kunden mit dessen Gutschrift an seinen Mandanten.

 

Rückblick: In der ersten Runde der häufigen Fragen hatten wir uns mit Mahnzyklen und Aspekten der Rechtsverfolgung beschäftigt, in der zweiten mit Details zur Rechnung und in der dritten mit dem Zusammenhang von Factoring und Steuerberatern.


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Über den Autor

Jan Pieper

Er gehört zu den zentralen Köpfen hier in der Verrechnungsstelle: als einer der ursprünglichen Ideengeber, Vertriebsprofi und Verantwortlicher für kaufmännischen Aspekte. Kennt alle Stellräder und weiß jeden Fachbegriff zu erläutern.


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