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Die leidige Konsequenz im Honorarmanagement des Steuerberaters

10. Dezember 2015 · Beitrag von Jan Pieper in den Kategorien: Tagesgeschäft

honorarmanagement

Honorarmanagement ist eine einfache Angelegenheit – vorausgesetzt es wird mit der gebotenen Konsequenz ausgeführt. Diese Konsequenz sichert die Existenz der Kanzlei und sorgt dafür, dass der Anteil der ohne Bezahlung erbrachten Arbeit niedrig ist und die Außenstände gering bleiben.

Einfache Grundregeln des Honorarmanagements

Es ist ganz einfach: die Rechnung wird versendet, Zahlungseingänge werden zeitnah überwacht und bei Nichtzahlung nach 20, 30 oder x Tagen eine Erinnerung geschrieben, nach weiteren 10 bis 30 Tagen eine Mahnung und danach werden Inkassomaßnahmen eingeleitet. Letzteres passiert selten, da Mandanten wissen, dass Rechnungen mit dem nötigen Ernst verfolgt werden und man seinen Berater nicht verlieren möchte. Noch einfacher ist es, wenn ein SEPA Mandat vorliegt. Die Außenstände sind dann geringer als ein Monatsumsatz. Soweit die Theorie.

Widrige Umstände

In der Praxis zeigt sich, dass die Konsequenz für viele Steuerberater nur schwer durchzuhalten ist. Die nachvollziehbaren Gründe und sehr menschlichen Ausreden sind vielfältig:

  • Die für das Mahnwesen zuständigen Mitarbeiter sind wahlweise krank, urlaubsbedingt abwesend, mit anderen Aufgaben beschäftigt oder warten auf die Freigabe der Mahnung durch den Chef,
  • Der wegen anderer Projekte keine Zeit hat, über die Mahnungen zu entscheiden oder der den unmittelbar am Folgetag der Erinnerung eingehenden Anrufen der Mandanten („Sie wissen doch..!“, „Die Betriebsprüfung lief sowieso nicht gut.“, „Einen Monat noch, dann wird alles besser, dann bezahlen wir Sie – erstmal müssen wir aber in den Urlaub.“) entgehen möchte.
  • Schlecht zahlende Mandanten reagieren auf Mahnungen gereizt und stellen das Mandat in Frage. Das soll vermeiden werden, um das Mandat zu erhalten.

Natürlich gibt es Gründe, die jeder Berater aus seinem Berufsverständnis heraus akzeptiert und bereit ist, mit dem Rechnungsausgleich zuzuwarten. Wer möchte bei einem Mandanten, dem gerade der wichtigste Abnehmer weggebrochen ist und der um Aufschub bittet, den Stuhl vor die Tür stellen oder ihm in den Rücken fallen? Niemand. Stattdessen werden Mahnsysteme gebaut, die den Mandanten in vier oder fünf Stufen doch zum Bezahlen bringen sollen – doch wer glaubt nach der dritten oder vierten Mahnung noch daran, dass ernsthafte Konsequenzen folgen?

STOP

Die „widrigen Umstände“ können dazu führen, dass sich die Kanzlei zunehmend mit einem „Honorarmanagement“ beschäftigt, das nicht sofort, aber nach wenigen Monaten oder Jahren dazu führt, dass die Außenstände auf mehrere Monatsumsätze ansteigen. Mandanten gewöhnen sich daran, eine Leistung zu erhalten und diese nach Gutdünken zu bezahlen und betrachten das unfreiwillig gewährte Zahlungsziel nach kurzer Zeit als selbstverständlichen Teil der Leistung. Die Wertschätzung der erbrachten Leistung nimmt dabei ab.

Kosten einer Lösung im Honorarmanagement

Viele scheuen davor zurück, die erbrachten Leistungen durchzusetzen, weil die Angst um das Mandat das Handeln lähmt und die Kosten des Mandatsverlustes zu hoch erscheinen. Genau hier setzt die Konsequenz ein. Die Kanzlei muss sich selbst fragen:

  • Wollen wir Zeit darauf verwenden, den Rechnungsausgleich so schonend anzumahnen, dass unsere eigentliche Arbeit leidet und der Mandant dann doch nicht zahlt?
  • Wollen wir es akzeptieren, dass die mit knappen Ressourcen erbrachte Leistung dauerhaft nicht gewürdigt wird?
  • Welche Mandanten verlieren wir wirklich, wenn wir die Selbstverständlichkeit einfordern, für unsere Leistung auch bezahlt zu werden und was können wir mit den gewonnenen Ressourcen erreichen, wenn wirklich ein Mandant deswegen geht?

Nach unserer Erfahrung sind die Kosten nicht annähernd so hoch wie viele befürchten. Im Gegenteil: durch konsequentes Handeln wird dem Mandanten vor Augen geführt, dass die Kanzlei gut genug ist, um auf den Ausgleich von Rechnungen zu bestehen. Die Kanzlei ist kein Bittsteller mehr, dem gelegentlich die Gnade einer Zahlung zu gewähren ist, sondern ein ernst zu nehmender Partner.


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Über den Autor

Jan Pieper

Er gehört zu den zentralen Köpfen hier in der Verrechnungsstelle: als einer der ursprünglichen Ideengeber, Vertriebsprofi und Verantwortlicher für kaufmännischen Aspekte. Kennt alle Stellräder und weiß jeden Fachbegriff zu erläutern.


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