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Die etwas andere Mailing-Aktion der StBVS

22. August 2016 · Beitrag von Jan Pieper in den Kategorien: Tagesgeschäft

Anfang Juli hatten hier im Blog große Dinge ihren Schatten vorausgeworfen, jetzt folgt die Aufklärung…Es ging um ein besonderes Mailing, eines, das von den üblichen Standards abweicht. Weil kein Dienstleister uns liefern konnte, was wir brauchten, haben wir das Projekt selbst in die Hand genommen. Der Codename: „Weinglas“.

Vom lockeren Dialog…

Am Anfang war das Wort, genauer: ein Dialog zum unüblichen Umgang mit alltäglichen Sachen. Das hört sich erst einmal etwas verkopft an, aber das war es nicht. Irgendwie kamen wir beim Mittagessen darauf, was wir früher pfiffig gelöst haben, wenn der übliche Weg versperrt war. Der eine hat in der Pfanne Spaghetti gekocht, wenn die Töpfe schmutzig waren, der andere hat mit dem Schönfelder zwischenzeitlich den durchgebrochenen Lattenrost stabilisiert und bei einem dritten dienten auf einer WG-Party die Kaffeetassen als Wein- und Sektgläser.

Weitere vergleichbare Anekdoten vom Heimwerken sowie von Camping- und Festivalurlauben folgten. Der allgemeine Tenor: Kann man machen und war zum jeweiligen Zeitpunkt auch berechtigt, aber gut geht anders.

Irgendwann an der Stelle hat es „klick“ gemacht und der gedankliche Transfer zu Dienstleistern war da. Natürlich kann man die Büroreinigung selbst organisieren, eine hauseigene IT-Abteilung vorrätig halten oder das Honorarmanagement von Alpha bis Omega steuern – aber wenn die Kernkompetenz in anderen Bereichen liegt, lassen sich solche Aufgaben anders besser lösen.

…zum Großprojekt

Und so wurde aus einem lockeren Plausch unter Kollegen eine offizielle Aufgabe für unser Marketing-Team: „Bitte eine kreative Mailingidee entwickeln, die sinnvoll an dieses Gespräch anknüpft und zu Steuerberatern passt.“

Daraufhin wurden diverse Werbemittelkataloge gewälzt, manche Muster bestellt, erste Ideen ent- und wieder verworfen, so mancher Kaffee getrunken und just bei einem solchen ein alter Gedanke wieder hervorgeholt: Warum das Rad neu erfinden, wenn schon in der ersten Runde eine gute Basis gelegt wurde? Die Kaffeetasse als WG-Party-Utensil soll eine Wiedergeburt als Weinglas für Steuerberater erleben!

Der Haken an der Sache: Werbemittelvertriebe bieten so etwas nicht von der Stange an, also mussten wir selber ran.

Diverse Lieferanten…

Kaffeetasse und Styropor waren zwei Lieferungen aus einer Hand.
Kaffeetasse und Styropor waren zwei Lieferungen aus einer Hand.

Für die von uns bevorzugte Kaffeetasse gab es immerhin drei Lieferanten, aber nur einer konnte die notwendige Styroporhülle für den bruchsicheren Versand anbieten.

Das von uns benötigte Format für die Versandpackung gehört offensichtlich eher zu den Exoten, denn die Kombination von din lang plus Höhe für eine Kaffeetasse hatten auch nur wenige Lieferanten im Sortiment. Da sich bei einer Kartonbreite von 23 cm und einer Styroporhülle von 13,5 cm ordentlich Hohlraum ergibt, haben wir als zweites Produkt gleich noch kubikmeterweise Versandchips mitbestellt.

Ursprünglich sollten neben der Kaffeetasse auch individualisierte Briefe beiliegen, doch die Vorabprüfung des Versandbündels durch die Deutsche Post hat diese Idee zerschossen. Denn Warensendung dürfen nur standardisierte Beigaben enthalten. Also wurde das fertig formulierte Schreiben zu einem zweiseitigen Flyer eingedampft und eine zuverlässige Druckerei wurde der dritte Lieferant.

Das letzte Element lieferten schließlich die Deutsche Post und ein Büroartikelbedarf aus Köln: Von den einen kamen die Warensendungsetiketten inkl. Porto als PDF, von den anderen die „greifbaren“ Etiketten. Beide mussten durch unsere IT-Spezialisten zusammengebracht werden, da unsere Adressen teilweise sechszeilig waren, die Post im Standardmodus aber eigentlich nur vier Zeilen vorsieht.

…und Taylorismus für Hilfskräfte

StBVS-Weinglas: Aus fünf Zutaten wird eine Warensendung.
Aus fünf Zutaten wurde eine Warensendung.

Für das „Zusammenbauen“ der Pakete haben wir auf einen bewährten Mix gesetzt: Erfahrene studentische Hilfskräfte, die mit einer dreitägigen Auszeit von der Kopfarbeit einfach mal abschalten (und schnell das Urlaubsgeld für die Semesterferien verdienen) konnten, sowie Schüler, die erstmals ins Berufsleben hineinschnuppern.

Ihre Aufgaben: Kartons falten, Kaffeetassen in Styroporverpackungen füllen (denn beides wurde separat angeliefert) und in die Kartons stellen, den Hohlraum mit Verpackungschips ausfüllen, den Flyer beilegen, den Karton schließen, das Adressetikett aufkleben.

Klingt erst einmal einfach, wird aber bei mehreren tausend Stück zu einer Arbeit, die am besten tayloristisch bewältigt wird: also kleinteilig. Als Packstation dienten zwei freie Büroräume im siebten Stock – der eine als Lager für die Vorräte, der andere als „Fließband“ und Lager für die Versandstücke. Es war schon spannend zu sehen, wie die Vorräte in dem einen Raum immer weniger wurden, sich die fertigen Kartons im anderen Raum an der Wand stapelten – und wie unsere Helfer ihre Tische immer weiter verschieben mussten, weil der freie Raum weniger wurde.

Versand und Feedback

Einzelne Kaffeetassen wurden bereits beim Packen ihrem Verwendungszweck zugeführt. Der Rest ging auf die Reise.
Einzelne Kaffeetassen wurden bereits beim Packen ihrem Verwendungszweck zugeführt. Der Rest ging auf die Reise.

Der finale Versand lag schließlich in den Händen unseres üblichen Logistikpartners, der Deutschen Post. Je sechs Sendungen kamen in einen „Versandbehälter Typ 2„, je 24 Behälter kamen auf einen Rollwagen und am Ende kamen die Rollwagen in zwei LKW. Damit war der Hauptteil der Arbeit erst einmal erledigt.

Ab Mitte Juli setzten dann die Zugriffe auf unsere speziell angelegte Landing Page ein, die ersten Anrufe und E-Mails trudelten ebenso ein wie Rückläufer. Mit den einen haben wir wahlweise ad-hoc gute Gespräche geführt oder Termine vereinbart, mit den anderen haben wir unsere Datenbank aktualisiert: Rückläufer wegen Umfirmierung oder Umzug wurden neu bemustert, Betriebsauflösungen wurden aus dem Verteiler genommen.

Bei den zwei Rücksendungen ohne Kaffeetasse – einmal nur mit den Versandchips, einmal immerhin mit einer leeren Styroporhülle – mussten wir aber schmunzeln. Ob die Tassen jetzt beim eigentlichen Empfänger, dem für die Rücksendung verantwortlichen Mitarbeiter oder einem Mitglied der Logistikkette in der Küche steht, können wir nicht wissen. Aber ganz sicher ist sie im Einsatz.

Fazit und Ausblick

Was wir hier kompakt skizzieren, hat sich über einen längeren Zeitraum gezogen und uns zwischenzeitlich schon ins Schwitzen gebracht. Weil Fristen gewackelt haben, weil es Unwuchten in der Abstimmung gab oder schlicht weil wir zwischenzeitlich Hochsommer hatten.

In der Summe sind wir jedoch sehr zufrieden mit diesem Projekt. Die bisherige positive Resonanz stimmt. Wir haben etwas auf die Beine gestellt, was uns kein Dienstleister in dieser Form anbieten konnte. Wir haben Erfahrungen gesammelt, die uns bei zukünftigen Vorhaben helfen – und ein neues kreatives Mailing wird es ganz bestimmt geben. Die eingangs vorgestellte Mittagsrunde saß neulich wieder zusammen…


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Über den Autor

Jan Pieper

Er gehört zu den zentralen Köpfen hier in der Verrechnungsstelle: als einer der ursprünglichen Ideengeber, Vertriebsprofi und Verantwortlicher für kaufmännischen Aspekte. Kennt alle Stellräder und weiß jeden Fachbegriff zu erläutern.


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