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Best-Practice StBVS: Vorher-Nachher-Vergleich bei Kanzlei mit 2.000 Mandanten

Best Practice: Entlastung durch den Wechsel auf die Verrechnungsstelle

02. Mai 2016 · Beitrag von Jan Pieper in den Kategorien: Lexikon, Tagesgeschäft

Im Glossar erläutern wir den praktischen Nutzen der StBVS Steuerberater Verrechnungsstelle kompakt mit drei kurzen Punkten: Entlastung der eigenen Buchhaltung, Schutz vor Honorarsausfällen und sofortige Liqudität. Weil das in dieser Kürze aber ziemlich abstrakt ist, führen wir das mit einem praktischen Fallbeispiel der Sorte „Vorher-Nachher“ aus. Wir haben uns in unserem Kundenstamm umgesehen und eine Steuerkanzlei mit 2.000 Mandanten als gutes Beispiel herausgefiltert.

Der Sachverhalt: Steuerkanzlei mit 2.000 Mandanten

Unsere Beispielkanzlei liegt in einer eher ländlich geprägten Region Nordrhein-Westfalens. An ihrem Hauptsitz sowie zwei Niederlassungen betreuen die Steuerberater in der Summe rund 2.000 Mandanten. Diese wissen die Kernkompetenz der Kanzlei zu schätzen, berichtet der Kanzleigründer: „Unsere Stärken liegen vor allem in der steuerlichen Beratung unserer Mandanten. Wir benötigen deshalb nur ein geringes Werbebudget, weil viel über Empfehlungsmarketing passiert.“

In einem Blog-Beitrag zum offenen Verfahren hatte ich bereits geschrieben, dass Inkasso nicht die Leidenschaft der Steuerberater ist. Das zeigte sich auch hier. „Wir haben es zu oft an der notwendigen Konsequenz missen lassen, weil das Honorarmanagement für uns eher eine notwendige Pflichtaufgabe ist“, so der Kanzleigründer in einem unseren ersten Gespräche. In der Folge hatten vor allem notorische Nichtzahler mit ihrem Verhalten nachhaltig Mitarbeiter gebunden und teilweise echte Verluste provoziert.

Erster Vorteil: Entlastung – auch bei den Kosten

Mit einem zweistufigen Prozess wurde dann die Buchhaltung straffer und effizienter organisiert. Zuerst wurden wiederkehrende Standardaufgaben der Mandanten herausgefiltert, für die Dauerrechnungen geschrieben werden und Einzugsermächtigungen bestehen. Auch wenn wir dazu raten, Rechnungen abzugeben und sich um nichts mehr zu kümmern,* kann eine solche Differenzierung für die interne Organisation sinnvoll sein.

Im zweiten Schritt folgte dann die Auslagerung aller anderen Vorgänge an uns. Das hat das Honorarmanagement der Kanzlei auf einen Schlag um rund 1.000 Rechnungen pro Quartal entlastet. Auch die Folgeaufgaben wurden übertragen – die StBVS kontrolliert die Zahlungseingänge, kümmert sich um Mahnungen und setzt nach Rücksprache auch Inkassoverfahren in Gang. „Seitdem widmen sich wieder alle Mitarbeiter ausschließlich den Aufgaben, die unsere Steuerkanzlei weiterbringen. Das hat auch die Kosten reduziert“, fasst der Kanzleigründer zusammen.

Vorteile zwei und drei: sichere Honorare und sofortige Liquidität

Der zweite Vorteil ist unsere  verbindliche Ankaufsprüfung zu Beginn. Wir haben in unseren Abläufen Routinen implementiert, um schnell und effizient die Bonität von Mandanten zu prüfen. Auf dieser Basis berechnen wir die maximale Summe, die wir vorfinanzieren. „Wir haben für jeden Mandanten jederzeit Einsicht in dessen jeweiligen Wert. Auf dieser Basis können individuelle Entscheidungen für eine Honorarvereinbarung treffen und uns vor Honorarausfällen schützen“, fasst der Kanzleigründer zusammen.

Der dritte Pluspunkt ergibt sich aus dem Factoring, das wir Steuerberatern anbieten. Einen Sicherheitseinbehalt gibt es aufgrund der vorgelagerten Ankaufsprüfung nicht, wir zahlen die Rechnungen innerhalb der jeweiligen Limits zu 100% aus. Damit grenzen wir uns positiv vom Markt ab, weil wir auf einen Sicherheitseinbehalt verzichten. Der Kanzleigründer hebt allerdings einen anderen Punkt hervor: „Rechnungen werden innerhalb eines Werktages ausgeglichen. Insbesondere im Vergleich zur Situation vorher, d.h. mit Zahlungszielen und Erinnerungen, ist das jetzt wortwörtlich sofortige Liquidität. Wir haben damit eine ganz andere Planbarkeit.“

Unser Fazit:

Natürlich sind wir von den Vorteilen des Factorings für Steuerberater überzeugt, sonst könnten wir unser Angebot weder glaubhaft anbieten noch einen wachsenden Kundenstamm verzeichnen. Neben den hier skizzierten drei Vorteilen ist sicherlich ein weiterer Pluspunkt, dass wir uns flexibel auf verschiedene Anwendungsfälle einstellen, damit jeder Steuerberater den für ihn besten Service bekommt.

Aber wir sagen auch ganz ehrlich: Unser Service ist nicht für jeden geeignet. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn es deutlich mehr Einzugsermächtigungen als Rechnungen gibt. Dann ist auch das Verhältnis von Nutzen und Kosten oft nicht mehr in einem ausgewogenen Verhältnis. Ein anderes Beispiel sind selektive Rechnungen, d.h. wenn nur ein Teil an uns ausgelagert wird. Dann laufen doppelte Strukturen im Honorarmanagement und die Entlastung von Routineaufgaben kann nicht ihre volle Wirkung entfalten.

 

* Welche Vorteile sich aus der Komplettumstellung ergeben, holen wir die Tage mit einem weiteren Blog-Beitrag nach. Den Text werden wir dann auch hier direkt verlinken.


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Über den Autor

Jan Pieper

Er gehört zu den zentralen Köpfen hier in der Verrechnungsstelle: als einer der ursprünglichen Ideengeber, Vertriebsprofi und Verantwortlicher für kaufmännischen Aspekte. Kennt alle Stellräder und weiß jeden Fachbegriff zu erläutern.


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