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Best Practice: Von Außenständen zu Liquidität

30. Mai 2016 · Beitrag von Jan Pieper in den Kategorien: Tagesgeschäft

Die junge Kanzlei hat kurz nach der Gründung ein stürmisches Wachstum hingelegt, das bis heute anhält. In den ersten beiden Jahren konnten die Inhaber das Honorarmanagement noch nebenbei erledigen. Als den beiden Steuerberatern nicht mehr genug Zeit für das Honorarmanagement blieb, stiegen die Außenstände an.

Ausgangslage

Die Privateinlage der Steuerberater in Partnerschaft war der Wendepunkt. Eine andere Lösung für das Honorarmanagement musste her – die StBVS.Die beiden Steuerberater gründeten im Jahr 2010 ihre Kanzlei als Partnerschaft im Großraum Aachen. Aufgrund der zunächst geringen Mandantenanzahl konnten sie ihre Honorarabwicklung selbst umsetzen. Dabei hatten sie auch die Zeit, ein individuelles Mahnwesen mit persönlicher Ansprache einzusetzen. Mit dem kontinuierlichen Wachstum nahm der Freiraum der Inhaber für das „individuelle“ Erinnern jedoch immer stärker ab. Eine Delegation an Mitarbeiter schied aus, da diese bereits an ihrer Kapazitätsgrenze waren. In der Folge stiegen die Außenstände immer weiter an – ab Mitte 2014 auf ca. drei Monatsumsätze.

Als dann im November die Gehälter der Mitarbeiter durch eine Privateinlage finanziert werden mussten und gleichzeitig einer der Top Mandanten mit hohen Außenständen um eine Ratenzahlung auf 12 Monate bat, entschieden sich die Inhaber zu handeln.

Eine mögliche Erhöhung der bestehenden Kontokorrentlinie als Lösung wurde rasch verworfen. Dies hätte nur die Symptome bekämpft, aber nicht die Ursachen.

 

Lösung

Vertragsschluss

Anfang Januar 2015 nahmen die Inhaber Kontakt zu uns auf und schlossen einen Rahmenvertrag mit uns ab, der neben den Aufgaben als Verrechnungsstelle auch eine Übernahme der bestehenden Außenstände beinhaltete. Als Vertragsbeginn wurde der 1. Februar 2015 vereinbart.

 

Information der Mandanten

Auch wenn eine formale Einwilligung der Mandanten zur Abrechnung über uns nicht notwendig ist, entschieden sich die Inhaber, die Mandanten über die Umstellung der Abrechnung zu informieren. Gleichzeitig fügten sie dem Rundschreiben eine Liste der offenen Rechnungen bei und baten um deren Ausgleich bis Ende Januar 2015.

 

Übernahme der bestehenden Außenstände

Am 1. Februar wurden dann von der StBVS alle noch offenen Rechnungen erneut an die Mandanten mit dem Hinweis versandt, dass die Abrechnung nun über StBVS erfolgen würde. Die betroffenen Mandanten erhielten für den Rechnungsausgleich drei Wochen Zeit. Im Gegenzug erhielt die Kanzlei Rechnungsgegenwerte in Höhe von fast € 150.000 zwei Tage nach Einreichung als Gutschrift auf ihrem Bankkonto.

Die meisten Mandanten zahlten die erneut versandten Rechnungen innerhalb der gesetzten Frist, in zwei Fällen wurden Ratenzahlungsvereinbarungen abgeschlossen. Bei einer geringen Anzahl von Rechnungen musste an den Rechnungsausgleich Anfang März erinnert werden. Bei einem Mandanten ließen sich ein Mahnbescheid nicht vermeiden, da dieser auf Tauchstation gegangen war.

 

Übernahme des Honorarmanagements für laufende Rechnungen

Alle ab dem 1. Februar 2015 erstellten Rechnungen ohne SEPA-Mandat werden seitdem über uns abgewickelt. Hierzu stellte die Kanzlei die geschriebenen Rechnungen der StBVS zur Verfügung, wir leiten sie dann mit einem Vorblatt an die Mandanten weiter. Auf dem Vorblatt wird auf den Einzug durch die Verrechnungsstelle hingewiesen und auf Einzelheiten zu den Zahlungsmodalitäten eingegangen (Zahlungsziel, Kontaktdaten bei Rückfragen, Bankverbindung).

Aus Sicht des Mandanten werden dadurch Ausgleich der Rechnung und das eigentliche Mandat voneinander entkoppelt. Ein eigener Rechnungsversand durch die Kanzlei ist nicht mehr notwendig. Die Mandanten erhalten ein Zahlungsziel von drei Wochen und werden am 30. nach Rechnungsversand an den Ausgleich erinnert. Nach weiteren 30 Tagen erfolgt dann eine Mahnung. Nur in Ausnahmefällen musste die Kanzlei bislang vor die Entscheidung gestellt werden, die Rechtsverfolgung einzuleiten.

Aufgrund des durch StBVS bereit gestellten „Cockpits“ hat die Kanzlei weiterhin einen vollständigen und aktuellen Einblick über das Zahlungsverhalten der Mandanten.

 

Reaktion der Mandanten

Fast ausnahmslos alle Mandanten haben die Umstellung als Entscheidung der Kanzlei akzeptiert, vielen war das Verfahren bereits von den eigenen Ärzten bekannt. Zwei Mandanten haben das Mandat gekündigt.

StBVS: setzt AusrufezeichenHierzu ein Inhaber: „Unsere Sorge, dass die Mandanten die Umstellung auf StBVS nicht akzeptieren würden, hat sich nicht bestätigt. Alle erhaltenswerten Mandate konnten uneingeschränkt und z.T. sogar für uns entspannter fortgeführt werden. Den Abgang von zwei Mandanten haben wir nicht wirklich bedauert. Auch wenn die Sachbearbeitung dort durch Mitarbeiter erfolgte, waren wir als Inhaber bei diesen Mandanten deutlich mehr mit dem Rechnungsausgleich befasst als mit der Beratung. Zwischenzeitlich ist einer dieser Mandanten sogar in die Insolvenz gegangen.“

 

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Über den Autor

Jan Pieper

Er gehört zu den zentralen Köpfen hier in der Verrechnungsstelle: als einer der ursprünglichen Ideengeber, Vertriebsprofi und Verantwortlicher für kaufmännischen Aspekte. Kennt alle Stellräder und weiß jeden Fachbegriff zu erläutern.


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